A. CONTROLLING DALAM MANAJEMEN

1. Pengertian Controlling dalam Manajemen

Adalah serangkaian proses pengamatan terhadap kegiatan yang dilakukan serta menilai apakah kegiatan tersebut telah dilaksanakan sesuai dengan rencana atau tidak.

2. Langkah - Langkah Controlling

1. Menenetukan standar dan metode yang digunakan untuk mengukur prestasi

Standar yang dimaksud adalah kriteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik - titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan. 

2. Mengukur prestasi kerja

Prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan ke depan sehingga penyimpangan - penyimpangan yang mungkin terjadi dari standar dapat diketahui lebih dahulu.

3. Menganalisis apakah prestasi kerja menmenuhi syarat

Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya berada dalam kendali.

4. Mengambil tindakan korektif

Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yang terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.  

3. Tipe - Tipe kontrol dalam pengendalian manajemen

Ada 4 tipe kontrol dalam pengendalian manajemen, yaitu :
1. Pengendalian dari dalam organisasi (Kontrol internal)
Adalah pengendalian yang dilakukan oleh aparat atau unit pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri.

2. Pengendalian luar organisasi (kontrol eksternal)
Adalahh pengendalian yang dilakukan oleh aparat/ unit dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah.

3. Pengendalian preventif
Adalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan untuk mencegah terjadinya kekeliruan atau kesalahan.

4. Pengendalian represif
Adalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan.

4. Strategi Controlling dalam Manajemen 
Proses pengendalian adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan manajer untuk memastikan bahwa tujuan umum dan stategi yang dipilih telah diterapkan sesuai yang diinginkan.
Adapun bagan proses pengendalian dapat digambarkan sebagai berikut: 
a.    Penetapan standar pelaksanaan 
b.   Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
c.    Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata 
d.   Pembandingan dengan standar pelaksanaan 
e.    Pengambilan tindakan koreksi bila perlu
  
Kekuasaan

Kekuasaan adalah kemampuan untuk menggunakan pengaruh pada orang lain; artinya kemampuan untuk mengubah sikap atau tingkah laku individu atau kelompok. Kekuasaan juga berarti kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan, atau kejadian.

Kekuasaan tidak sama dengan wewenang, wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.

Secara umum ada dua bentuk kekuasaan:

1. Pertama kekuasaan pribadi, kekuasaan yang didapat dari para pengikut dan didasarkan pada seberapa besar pengikut mengagumi, respek dan terikat pada pemimpin.

2. Kedua kekuasaan posisi, kekuasaan yang didapat dari wewenang formal organisasi. Kekuasaan berkaitan erat dengan pengaruh (influence) yaitu tindakan atau contoh tingkah laku yang menyebabkan perubahan sikap atau tingkah laku orang lain atau kelompok.

Sumber – Sumber Kekuasaan 

Ada pun sumber kekuasaan itu sendiri ada 3 macam,yaitu: 

a.   Kekuasaan yang bersumber pada kedudukan 

1)    Kekuasaan formal atau Legal 

Contohnya komandan tentara, kepala dinas, presiden atau perdana menteri. 

2)    Kekuasaan atas sumber dan ganjaran 

Majikan yang menggaji karyawannya, pemilik sawah yang mengupah buruhnya, kepala suku atau kepala kantor yang dapat memberi ganjaran kepada anggota atau bawahannya. 

3)    Kendali atas hukum 

Kepemimpinan yang didasarkan pada rasa takut. Contohnya perman-preman yang memunguti pajak dari pemilik toko. Para pemilik toko mau saja menuruti kehendak para preman itu karena takut mendapat perlakuan kasar. 

4)    Kendali atas informasi 

Siapa yang menguasai informasi dapat menjadi pemimpin. Contohnya orang yang paling tahu jalan diantara serombongan pendaki gunung yang tersesat akan menjadi seorang pemimpin. Ulama akan menjadi pemimpin dalam agama. Ilmuan menjadi pemimpin dalam ilmu pengetahuan. 

5)    Kendali ekologik (lingkungan) 

Sumber kekuasaan ini dinamakan juga perekayasaan situasi. 

  Kekuasaan yang bersumber pada kepribadian. 

1)    Keahlian atau keterampilan
Contohnya pasien-pasien di rumah sakit menganggap dokter sebagai pemimpin karena dokterlah yang dianggap sebagai ahli untuk menyembuhkan penyakitnyaa. 

2)    Persahabatan atau kesetiaan  
 Sifat dapat bergaul, setia kawan atau setia kepada kelompok dapat merupakan sumber kekuasaan sehingga seseorang dianggap sebagai pemimpin.

3)    Kharisma
Ciri kepribadian yang menyebabkan timbulnya kewibawaan pribadi dari pemimpin juga merupakan salah satu sumber kekuasaan dalam proses kepemimpinan.
  
c.   Kekuasaan yang bersumber pada politik
1)    Kendali atas proses pembuatan keputusan 
Ketua menentukan apakah suatu keputusan akan di buat dan dilaksanakan atau 
tidak.

 2)    Koalisi 
 Ditentukan hak dan wewenang untuk membuat kerjasama dalam kelompok.

3)    Partisipasi 
Pempimpin yang mengatur pastisipasi dari masing-masing anggotanya.

4)    Institusionalisasi 
Pempimpin agama menikahkan suami istri. Notaris atau hakim menentapkan berdirinya suatu perusahaan.

Definisi Pengaruh

Setiap jabatan dan kekuasaan diikuti oleh pengaruh seseorang terhadap suatu masyarakat. Orang-orang yang memiliki pengaruh biasanya akan diperhatikan dan disegani di lingkungannya. Dalam mempengaruhi seseorang biasanya digunakan beberapa cara, yakni dengan berkomunikasi dan melakukan pendekatan persuasif. Tak jarang orang menyamakan antara pengaruh dan kekuasaan. Namun, menurut Uwe Becker, pengaruh merupakan kemampuan yang berkembang dan berbeda dengan kekuasaan, namun tidak terkait dengan memaksakan kepentingan atas tujuan tertentu.

Pengaruh Taktik Organisasi

Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi orang lain. Selain menggunakan kekuasaan, ada berbagai cara yang dapat digunakan oleh orang yang berada dalam organisasi untuk mempengaruhi orang lain.Taktik-taktik mempengaruhi (Influence Tactics) adalah cara-cara yang biasanya digunakan oleh seseorang untuk mempengaruhi orang lain, baik orang yang merupakan atasan, setingkat, atau bawahannya. Dengan mengetahui dan menggunakan hal ini, maka seseorang dapat mempengaruhi orang lain, dengan tidak menggunakan kekuasaan yang dimilikinya.

Kipnis dan Schmidt adalah peneliti yang pertama kali meneliti taktik-taktik yang biasa digunakan orang untuk mempengaruhi orang lain (Kipnis dan Schmidt, 1982). Berbagai alat ukur telah dibuat untuk meneliti taktik mempengaruhi, dan salah satu yang terbaik adalah yang dibuat oleh Yukl dkk, yaitu yang disebut Influence Behavior Questionnaire (Yukl, Lepsinger, and Lucia, 1992). Hasil penelitian Yukl dkk, menunjukkan ada sembilan jenis taktik yang biasa digunakan di dalam organisasi (Hugheset all, 2009), yaitu:

1. Persuasi Rasional (Rational Persuasion), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan alasan yang logis dan bukti-bukti nyata agar orang lain tertarik.

2. Daya-tarik Inspirasional (Inspirational Appeals), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan suatu permintaan atau proposal untuk membangkitkan antusiasme         atau gairah pada orang lain.

3. Konsultasi (Consultation), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan mengajak dan melibatkan orang yang dijadikan target untuk berpartisipasi dalam pembuatan suatu rencana yang akan dilaksanakan.

4. Mengucapkan kata-kata manis (Ingratiation), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan kata-kata yang membahagiakan.

5. Daya-tarik Pribadi (Personal Appeals), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain atau memintanya untuk melakukan sesuatu karena merupakan teman atau karena dianggap loyal.

6. Pertukaran (Exchange), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan memberikan sesuatu keuntungan tertentu kepada orang yang dijadikan target, sebagai imbalan atas kemauannya mengikuti suatu permintaan tertentu.

7. Koalisi (Coalitions), terjadi jika seseorang meminta bantuan dan dukungan dari orang lain untuk membujuk agar orang yang dijadikan target setuju.

8. Tekanan (Pressure), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan ancaman, peringatan, atau permintaan yang berulang-ulang dalam meminta sesuatu.

9. Mengesahkan (Legitimacy), terjadi jika seseorang mempengaruhi orang lain dengan menggunakan jabatannya, kekuasaannya, atau dengan mengatakan bahwa suatu permintaan adalah sesuai dengan kebijakan atau aturan organisasi.

 SUMBER : 
http://belajarakuntansionline.com/pengertian-controlling-dalam-manajemen/

Stoner, J.A.F., Sitrait, A. (1993). Manajemen. Jakarta : Penerbit Erlangga.

Hasibuan, Malayu. (2009) Manajemen Dasar, Pengertian, dan Masalah Jakarta: Bumi Aksara.

http://cynthiakjh.blogspot.co.id/2013/11/kekuasaan-dan-pengaruh.html

Marianti,M.M.(2011).Kekuasaan dan Taktik Mempengaruhi Orang Lain dalam Organisasi.volume 07, p.51

John R. Schemerhorn, James G. Hunt, and Richard N. Osborn, Basic Organizational Behavior, 2nd edition, 1998, hlm 195 

   PENGERTIAN STRUKTUR ORGANISASI

      Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.

   Pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen meliputi :
Organisasi formal

Sistem kerjasama yang dilakukan 2 orang atau lebih yang dikoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang ditetapkan secara rasional

Contoh : sekolah, negara, dsb.

  Organisasi informal

Kerjasama yang dilakukan 2 orang atau lebih yang tidak dikoordinir untuk mencapai tujuan yang disadari tapi akhirnya mempunyai tujuan bersama , dimana kedudukan dan fungsi – fungsi yang dilakukan tampak kabur.

Contoh : perkumpulan ibu – ibu arisan, wisata bersama teman – teman.

      
Manfaat struktur fungsional dan struktur divisional :

Fungsional

Orang-orang dikelompokkan ke dalam departemen departemen menurut kesamaan

keterampilan dan aktivitas-aktivitas kerja.

Manfaat struktur fungsional :

-       Penggunaan sumberdaya yang efisien, skala ekonomis

-       Spesialisasi keterampilan yang mendalam dan pengembangan

-       Kemajuan karier dalam departemen fungsional

-       Panduan dan pengendalian dari manajemen Puncak

Divisional :

Departemen dikelompokkan ke dalam divisi mandiri terpisah berdasarkan pada

kesamaan produk, program, atau daerah geografis. Perbedaan keterampilan

merupakan dasar departementalisasi, dan bukannya kesamaan keterampilan.

Manfaat struktur divisional :

-          Semua kegiatan, keterampilan, keahlian untuk memproduksi dan memasarkan dikelompokkan menjadi satu dibawah seorang kepala

-          Semua kegiatan mudah untuk dikoordinasi dan prestasi kerja terpelihara

-          Kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat

-          Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas

  

     Kerugian struktur fungsional dan struktur divisional

Kerugian struktur fungsional :

-          Mencipatakan konflik antar fungsi

-          Adanya kemacetan pelaksanaan tugas

-          Umpan balik yang lambat

-          Memusatkan pada kepentingan tugasnya

-          Para anggota berpadangan lebih sempit serta kurang inovatif

Kerugian struktur divisional :

-          Berkembangnya persaingan disfungsional potensial atas sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas dan prioritas

-          Seberapa besar delegasi wewenang diberikan

-          Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya overhead perusahaan

-          Menimbulkan konsistensi dan kebijaksanaan antar divisi

-          Masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu

1.      Contoh kasus organisasi

Pembabatan hutan adat di Kalimantan Tengah terus berlangsung seperti terjadi di kawasan hutan Tamanggung Dahiang di Desa Tumbang Dahui, Kecamatan Katingan Hulu, Kabupaten Katingan pada bulan awal Nopember 2002. Kejadian ini sebenarnya telah diketahui oleh seorang tokoh desa bernama Salin R. Ahad yang kemudian permasalahan ini dilaporkan ke Polda, Kejaksaan Tinggi, dan DPRD Propinsi Kalteng yang dianggap menginjak-injak harga diri masyarakat adat dan hukum-hukum adat setempat. Kemudian tokoh desa itu juga mengungkapkan keterlibatan oknum-oknum BPD (Badan Perwakilan Desa) yang ikut membekingi dan melakukan pembabatan hutan adat tersebut.

Kejadian yang hampir sama terjadi pada pertengahan bulan Juni 2002. 189 warga desa di wilayah Kecamatan Gunung Purei, Kabupaten Barito Utara menuntut HPH PT. Indexim dan PT. Sindo Lumber telah melakukan pembabatan hutan di kawasan Gunung Lumut. Kawasan hutan lindung Gunung Lumut di desa Muara Mea itu oleh masyarakat setempat dijadikan kawasan ritual sekaligus sebagai hutan adat bagi masyarakat dayak setempat yang mayoritas pemeluk Kaharingan. Sebelum kejadian ini telah diadakan pertemuan antara masyarakat adat dan HPH-HPH tersebut.

Namun setelah sekian lama ternyata isi kesepakatan tersebut telah diubah oleh HPH-HPH itu dan ini terbukti bahwa perwakilan-perwakilan masyarakat adat dengan tegas menolak dan tidak mengakui isi dari kesepakatan itu.

Selain itu, konflik yang terjadi antara mayarakat desa Tumbang Dahui denga perusahaan PT.Indexin dan PT.Sindo Lumber disebabkan dengan hal-hal seperti berikut: 

1. Masalah tata batas yang tidak jelas dari 2 belah pihak
2. Pelanggaran adat yang disebabkan perusahaan tersebut
3. Ketidakadilan aparat hukum dalam menyelsaikan persoalan
4. Hancurnya penyokong antara masyarakat adat dan masyarakat hutan akibat rusak dan sempitnya hutan
5. Tidak ada kontribusi positif pengelola hutan dengan masyarakat adat dan masyarakat di sekitar hutan.
6. Perusahaan tidak melibatkan masyarakat adat dan masyarakat disekitar hutan dalam pengusahaan hutan.

 

Seharusnya,aparat keamanan yang bertugas melindungi masyarakat bisa menindak lanjuti kedua perusahaan tersebut, dan juga owner dari pihak perusahaan PT.Indexin dan PT.Sindo Lumber mengutus para bawahannya untuk membahas kasus pelanggaran ini. Karena kedua perusahaan tersebt telah membabat habis hutan di kawasan gunung lumut tersebut, apalagi hutan tersebut merupakan hutan lindung. Selain itu aparat kemanan juga dapat menangkap oknum BPD tersebut, karena oknum tersebut terlibat langsung dalam kerjasama dengan kedua perusahaan tersebut. Oknum ini harusnya menghalangi tindakan kedua perusahaan tersebut dalam pembabatan hutan.

    

Agar menghindari konflik dengan masyarakat sekitar, secara divisional kepala pimpinan dan seluruh karyawan divisi geografis dari region perusahaan tersebut bersikap baik dalam lingkungan sekitar.Seperti tidak melakukan pembabatan hutan lindung. Lalu jika melakukan penebangan pohon di hutan, harus melakukan reboisasi(penanaman ulang pohon). Hormat kepada masyarakat sekitar dan adat dan berlaku, karena masyarakat Kalimantan terkenal dengan adatnya yang harus di jaga secara turun menurun. Jika hal itu dilakukan oleh perusahaan, mungkin tidak ada yang namanya konflik eksetrnal.

Pengertian Actuating

Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.

Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.

Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

Prinsip Actuating dalam Manajemen

Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.       Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.      Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.       Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Fungsi actuating dalam manajemen

 a. melakukan pengarahan (commanding), bimbingan (directing), komunikasi (communication). Pengarahan dan bimbingan adalah kegiatan menciptakan, memelihara, menjaga, mempertahankan dan memajukan  organisasi dalam setiap personil, baik struktural maupun fungsional, agar langkah operasionalnya tidak keluar dari usaha mencapai tujuan organisasi.

b. actuating tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.

Referensi

 pengertian organisasi
organisasi formal informal struktur fungsional & divisional 
fungsional dan divisional  
actuating 

Handoko, T. Hani. 2001. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Yogjakarta: BPFE .

Mangkunegara, Anwar Prabu. 2005. Evaluasi Kinerja SDM. Bandung : Refika Aditama.

Mulyono. 2008. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan. Yogyakarta : Ar - Ruzz Media.